Zarządzanie majątkiem oprogramowania jest elementem szeroko pojętej polityki bezpieczeństwa. Istotą, jest bezpieczeństwo informacji, będących największą wartością każdej instytucji czy przedsiębiorstwa, której ujawnienie prowadzi do nieodwracalnych strat.
Zarządzanie majątkiem oprogramowania dzielimy na monitorowanie wewnętrzne oraz zewnętrzne – chroniące przed nieuprawnionymi wejściami do sieci wewnętrznej
Podmioty publiczne często korzystają z wielu rodzajów oprogramowań, co zwiększa ryzyko utraty informacji. Na szczególną uwagę zasługują opracowane wewnątrz organizacji czy firmy rozwiązania patentowe. W tym przypadku, ochrona praw autorskich jest naczelnym celem zapewnienia bezpieczeństwa.
Należy pamiętać, że zarządzanie oprogramowaniem oznacza zarówno weryfikację zgodności licencji z istniejącymi kopiami ale także ochronę własnego software’u poprzez stworzenie odpowiednich procedur i regulacji korzystania z oprogramowania.
Zarządzanie oprogramowaniem jako część outsourcingu
Zarządzanie oprogramowaniem stanowi część outsourcingu i pełni funkcję chroniącą przed niewłaściwym korzystaniem z oprogramowania, kopiowaniem czy przetwarzaniem informacji przez osoby nieuprawnione.
Inspektor Ochrony Danych dokonuje korekt w sposobie zarządzania wprowadza tzw. monitorowanie informatyczne, co oznacza rutynowe, zależne od potrzeb czynności, prowadzące do ustalenia procedur i reguł pozwalających na sprawdzenie, także wstecz, kto korzysta z danego oprogramowania i ustalenie rodzaju dostępu poszczególnych pracowników, co identyfikuje poziom bezpieczeństwa.
W praktyce oznacza to:
- przydzielenie indywidualnych haseł dostępu,
- nadanie poszczególnym osobom różnego stopnia dostępu do oprogramowania,
- stworzenie systemu monitorowania logowań.
Ze względu na procedury, zarządzanie oprogramowaniem obejmuje:
- aktualizację i nadzór nad polityką zarządzania oprogramowaniem,
- sporządzanie i aktualizowanie pracowniczych porozumień wewnętrznych,
- współpracę z działem IT, w zakresach: doradztwa licencjonowania oraz wsparcia merytorycznego i technicznego.